Tietosuoja

Key Hotels Oy ASIAKASREKISTERI

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Key Hotels Oy:n asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä

1. Rekisterinpitäjä

Key Hotels Oy

Key Hotels Oy c/o Setlive Oy, Itälahdenkatu 15-17, 00210 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Hotelli Kauppi

Helena Aatamila kauppi@avainhotellit.fi puh. 03 2535353

Hotelli Hirvi

Raija Heinänen hirvi@avainhotellit.fi puh. 014 520121

3. Rekisterin nimi

Key Hotels Oy asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen.

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisterödyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään henkilötietoja, joita asiakkaalta otetaan pöytä- tai huonevarausta tehtäessä tai huone- ja ravintolalaskutusta varten.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

  • asiakassuhteen hoito ja kehittäminen,
  • asiakassuhdeviestintä,
  • asiakkaan tekemien varausten käsittely,
  • palveluiden myynti ja toteutus
  • maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely,
  • rekisterinpitäjän palvelujen markkinointi ja
  • rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

  • asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
  • kansalaisuus
  • varauksia koskevat tiedot
  • asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset 
maksuviivetiedot
  • tieto siitä, jos asiakas on kieltänyt käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin
  • tiedot palvelujen käytöstä ja ostoista
  • asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot (kuten huonetta koskevat erityistoiveet, esteettömyysasiat)
  • mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot

7. Mistä henkilötiedot saadaan

  • Rekisteröidyltä itseltään,
  • rekisteröidyn edustajalta tai muulta taholta, joka tekee varauksen rekisteröidyn nimiin,
  • verkkovarauskanavista ja varausmoottoreista,
  • matkatoimistoilta,
  • Avainhotellit-ketjun muista hotelleista tai
  • rekisterinpitäjältä.

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Asiakasrekisteritietoja voidaan luovuttaa Avainhotellit hotelliketjuun kuuluvien hotellien välillä. Asiakasrekisterin tietojen luovutus toiseen Avainhotellit-ketjun hotelliin toteutetaan tämän selosteen kohdan 5 mukaisten käyttötarkoitusten mukaisesti.

Yritykset, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun pidetään tietosuoja-asetuksen tarkoittamina käsittelijöinä. Käsittelijä toimii palveluntarjoaja, joka toimittaa rekisterinpitäjälle asiakasrekisteriohjelmiston ja siihen liittyvät ylläpitopalvelut. Asiakasrekisterissä olevien suoramarkkinointiin käytettävien yhteystietojen käsittelijänä toimii palveluntarjoaja, joka tarjoaa rekisterinpitäjälle suoramarkkinointiviestien lähettämiseen tarvittavan ohjelmistopalvelun.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjänä olevan yrityksen palveluita 3 vuoteen. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä 6 kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa muuta perustetta.

Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja kuten kirjapitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää jos siihen on olemassa muu peruste.

Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).

Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.

Kun asiakkuussuhde päättyy, asiakkaiden tiedot voidaan siirtää yrityksen suoramarkkinointirekisteriin sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka eivät ole kieltäneet tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.

11. Rekisteröidyn oikeuksista

Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta b alakohta). Tätä käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4.

Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä.

Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Rekisteröidyn oikeuttaa saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).

Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita 
varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitel
tiin
• rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä kä
sittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
• rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suora
markkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä.

Rekisterinpitäjällä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä
(vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.